Πολιτική Απορρήτου

Η παρούσα πολιτική εξηγεί πώς επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα στην εφαρμογή διαχείρισης κτηνιατρείου VetAssistant («η Εφαρμογή»), σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («GDPR») και τον ν. 4624/2019. Αφορά κυρίως το προσωπικό των κτηνιατρείων που χρησιμοποιούν την Εφαρμογή. Για την πύλη πελατών ισχύει η ξεχωριστή Πολιτική Απορρήτου Καρτέλας Πελατών.

1. Ρόλοι στην επεξεργασία

• Δεδομένα πελατών και κατοικιδίων (στοιχεία επικοινωνίας, ραντεβού, ιστορικό επισκέψεων, εξετάσεις, συνταγές, αρχεία): Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το Κτηνιατρείο. Η εταιρεία VetAssistant ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία και επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο για λογαριασμό και κατόπιν οδηγιών του Κτηνιατρείου (άρθρο 28 GDPR).
• Δεδομένα λογαριασμών προσωπικού (π.χ. όνομα, email, κωδικός, ρόλος, δραστηριότητα χρήσης): Το Κτηνιατρείο και ο Πάροχος επεξεργάζονται τα δεδομένα αυτά για τη λειτουργία και ασφάλεια της Εφαρμογής, ο καθένας για τους δικούς του σκοπούς.

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

• Χρήστες προσωπικού: ονοματεπώνυμο, email, φωτογραφία προφίλ (προαιρετικά), ρόλος και δικαιώματα, κωδικός πρόσβασης (αποθηκεύεται μόνο κατακερματισμένος), στοιχεία δραστηριότητας που απαιτούνται για τη λειτουργία και την ασφάλεια.
• Πελάτες: ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, διεύθυνση, ΑΜΚΑ/ΑΦΜ όπου έχουν καταχωριστεί, ραντεβού και επικοινωνία μαζί τους.
• Κατοικίδια και κλινικά στοιχεία: στοιχεία ζώου, επισκέψεις, διαγνώσεις, εξετάσεις, συνταγές, έγγραφα και ιατρικές εικόνες (π.χ. DICOM, ακτινογραφίες, υπέρηχοι).
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης, cookies συνεδρίας και αρχεία καταγραφής σφαλμάτων και ασφαλείας.
• Συνομιλίες με τον βοηθό AI: τα μηνύματα του χρήστη και οι απαντήσεις του βοηθού.

3. Σκοποί και νομικές βάσεις

• Παροχή και λειτουργία της Εφαρμογής, διαχείριση λογαριασμών (άρθρο 6§1(β) — εκτέλεση σύμβασης).
• Τήρηση κλινικού αρχείου και φορολογικών/νομικών υποχρεώσεων του Κτηνιατρείου (άρθρο 6§1(γ)).
• Ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης και διάγνωση σφαλμάτων, π.χ. Cloudflare Turnstile, όρια ρυθμού, αρχεία καταγραφής (άρθρο 6§1(στ) — έννομο συμφέρον).
• Αποστολή ειδοποιήσεων ραντεβού προς πελάτες, από το Κτηνιατρείο, βάσει της σχέσης εξυπηρέτησης ή της συγκατάθεσής τους, ανάλογα με τον τύπο της ειδοποίησης.

4. Αποδέκτες και υπεκτελούντες

Τα δεδομένα δεν πωλούνται. Για τη λειτουργία της Εφαρμογής χρησιμοποιούνται οι εξής κατηγορίες παρόχων:

• Φιλοξενία και υποδομή (διακομιστές, βάση δεδομένων, αρχεία, αντίγραφα ασφαλείας).
• Google — Google Calendar: τίτλος, ώρα και στοιχεία ραντεβού συγχρονίζονται με το ημερολόγιο του κτηνιάτρου, μόνο αν το Κτηνιατρείο ενεργοποιήσει τη σύνδεση. Επίσης, γραμματοσειρές Google Fonts.
• Πάροχοι τεχνητής νοημοσύνης (DeepSeek ή Google Gemini, ανάλογα με τη ρύθμιση): για τη λειτουργία του βοηθού AI αποστέλλονται τα μηνύματα της συνομιλίας και τα αποτελέσματα αναζητήσεων που ζητήθηκαν (π.χ. στοιχεία πελάτη, κατοικιδίου ή επίσκεψης). Συνιστάται να μην εισάγονται στη συνομιλία περιττά προσωπικά δεδομένα.
• Πάροχοι email και SMS: αποστολή ειδοποιήσεων και κωδικών μιας χρήσης.
• Cloudflare — Turnstile: έλεγχος κατά αυτοματοποιημένων επιθέσεων στις φόρμες σύνδεσης.
• Μηχανή αναζήτησης (Meilisearch): ευρετηρίαση ονομάτων και στοιχείων για γρήγορη αναζήτηση, στην ίδια υποδομή της Εφαρμογής.

Όπου ο πάροχος βρίσκεται εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση γίνεται με κατάλληλες εγγυήσεις, όπως τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή απόφαση επάρκειας. Δεδομένα διαβιβάζονται επίσης σε δημόσιες αρχές μόνο όταν το απαιτεί ο νόμος.

5. Διαχωρισμός δεδομένων μεταξύ κτηνιατρείων

Κάθε Κτηνιατρείο έχει πρόσβαση μόνο στα δικά του δεδομένα. Οι χρήστες βλέπουν μόνο τα κτηνιατρεία στα οποία έχουν ανατεθεί και οι δυνατότητές τους ορίζονται από ρόλους και δικαιώματα.

6. Διάρκεια διατήρησης

• Τα κλινικά και διοικητικά αρχεία διατηρούνται όσο το Κτηνιατρείο τα χρειάζεται για την παροχή των υπηρεσιών του και όσο απαιτεί η νομοθεσία (π.χ. φορολογικά στοιχεία). Η διαγραφή εγγραφών ενδέχεται πρώτα να γίνεται σε μορφή «κάδου», με δυνατότητα αποκατάστασης.
• Οι λογαριασμοί προσωπικού διατηρούνται όσο είναι ενεργοί και απενεργοποιούνται ή διαγράφονται όταν το ζητήσει το Κτηνιατρείο.
• Οι συνεδρίες λήγουν μετά από αδράνεια· τα αρχεία καταγραφής διατηρούνται για περιορισμένο χρόνο που είναι αναγκαίος για ασφάλεια και αντιμετώπιση σφαλμάτων.
• Δοκιμαστική περίοδος: αν μια δοκιμαστική περίοδος λήξει χωρίς ενεργοποίηση πακέτου, τα δεδομένα του Κτηνιατρείου διατηρούνται για 60 ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται οριστικά και αυτόματα, με προηγούμενες ειδοποιήσεις. Το Κτηνιατρείο μπορεί να ζητήσει την άμεση διαγραφή τους νωρίτερα, μέσα από την Εφαρμογή.

Τι περιλαμβάνει η διαγραφή

Η οριστική διαγραφή περιλαμβάνει πελάτες, κατοικίδια, επισκέψεις, ραντεβού, εξετάσεις, συνταγές, έγγραφα και τα αρχεία τους, ρυθμίσεις, ειδοποιήσεις, τη σύνδεση με το Google Calendar, τις εγγραφές στη μηχανή αναζήτησης, καθώς και τους λογαριασμούς χρηστών και τους λογαριασμούς πρόσβασης πελατών που δεν χρησιμοποιούνται από άλλο κτηνιατρείο. Διατηρείται μόνο μια εγγραφή ότι έγινε η διαγραφή (όνομα κτηνιατρείου, ημερομηνία, πλήθος εγγραφών), χωρίς προσωπικά δεδομένα. Τα αντίγραφα ασφαλείας που τυχόν περιέχουν διαγραμμένα δεδομένα αντικαθίστανται με τη συνήθη περιοδική ανανέωσή τους και δεν χρησιμοποιούνται για επαναφορά.

7. Ασφάλεια

Εφαρμόζονται κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, μεταξύ των οποίων:

• κρυπτογραφημένη επικοινωνία (HTTPS) και κατακερματισμός κωδικών πρόσβασης·
• έλεγχος πρόσβασης με ρόλους και δικαιώματα, και διαχωρισμός δεδομένων ανά κτηνιατρείο·
• αυτόματη αποσύνδεση λόγω αδράνειας και κλείδωμα οθόνης·
• προστασία φορμών σύνδεσης από αυτοματοποιημένη κατάχρηση·
• αρχεία εγγράφων και εξετάσεων σε ιδιωτικό χώρο αποθήκευσης, με ελεγχόμενη πρόσβαση·
• ο βοηθός AI έχει πρόσβαση μόνο ανάγνωσης στα δεδομένα και κάθε τροποποίηση απαιτεί επιβεβαίωση χρήστη.

Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, ο Πάροχος ενημερώνει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση το Κτηνιατρείο, ώστε να εκπληρωθούν οι υποχρεώσεις γνωστοποίησης (άρθρα 33–34 GDPR).

8. Cookies

Η Εφαρμογή χρησιμοποιεί αποκλειστικά απαραίτητα cookies και αποθήκευση προγράμματος περιήγησης, για σύνδεση, ασφάλεια (π.χ. CSRF) και βασικές προτιμήσεις (π.χ. θέμα εμφάνισης). Δεν χρησιμοποιούνται cookies διαφήμισης ή παρακολούθησης, οπότε δεν απαιτείται συγκατάθεση.

9. Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης όπου αυτή αποτελεί τη νομική βάση. Αν είστε πελάτης κτηνιατρείου, απευθυνθείτε στο κτηνιατρείό σας ως υπεύθυνο επεξεργασίας· ο Πάροχος θα το συνδράμει στην ικανοποίηση του αιτήματός σας. Αν είστε μέλος προσωπικού, απευθυνθείτε στον διαχειριστή του Κτηνιατρείου ή στον Πάροχο.

Έχετε επίσης δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

10. Τροποποιήσεις

Η πολιτική μπορεί να ενημερώνεται. Η τρέχουσα έκδοση δημοσιεύεται πάντα σε αυτή τη σελίδα με την ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης.

11. Επικοινωνία

Για θέματα προσωπικών δεδομένων, επικοινωνήστε με τον Πάροχο (VetAssistant) μέσω των στοιχείων επικοινωνίας που σας δόθηκαν κατά την ενεργοποίηση της υπηρεσίας ή μέσω του διαχειριστή του Κτηνιατρείου σας.